IT-Kenntnisse ja, KI-Anwendungen nein?

Egal, ob Terminplanung, Aufträge oder Prozesse – fast alles im Büromanagement läuft digital. Die gesuchten Fachkräfte arbeiten an ihrem zukünftigen Arbeitsplatz mit Standard-Softwareprogrammen, teilweise aber auch mit bereichs- und branchenspezifischen IT-Systemen. 

Am häufigsten müssen Bürokaufleute mit Microsoft Office Anwendungen umgehen können; in diesem Zusammenhang heben viele Arbeitgeber speziell Excel und Word hervor. Daneben kommen in den Jobbeschreibungen immer wieder Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) als Anforderung vor. Die zentrale Unternehmenssoftware verbindet alle Geschäftsprozesse – von Finanzen, Lager und Vertrieb über die Beschaffung bis hin zur Produktion. Neben der allgemeinen Nennung von ERP-Systemen enthalten Anforderungsprofile hin und wieder auch Systeme bestimmter Hersteller, z. B. SAP oder Sage. Der Umgang mit Finanz-, Buchhaltungs- und Kanzleisoftware ist insbesondere für diejenigen relevant, deren Tätigkeitsbereich die Buchhaltung oder die Personalabteilung ist. Erfahrung mit Datev ist besonders gefragt.  

KI kann im Büroalltag unterstützen oder Routineaufgaben ganz übernehmen. Laut einer Umfrage des ifo Instituts verwendet bereits mehr als jedes zweite Unternehmen künstliche Intelligenz in Geschäftsprozessen (54,5 %). Besonders häufig setzen sie KI demnach in der Verwaltung, bei der Datenanalyse, aber auch für den Schriftverkehr und die Informationsrecherche ein. Aufgaben also, die oft Bürofachkräfte erledigen. Interessanterweise enthält aber nur eine Stellenanzeige KI-Anwenderkenntnisse als Anforderung. Ein Grund für diese Diskrepanz könnte sein, dass immer mehr Standardprogramme bestimmte KI-Funktionen beinhalten, die mehr oder weniger automatisch „mitlaufen“ und Arbeitgeber darum vielleicht keinen Grund sehen, speziell darauf einzugehen. Gewünschte Sprachenkenntnisse

Ein Teil der gesuchten Bürokaufleute hat am zukünftigen Arbeitsplatz internationale Kontakte – zumindest lässt die Frage nach Englischkenntnissen darauf schließen. Gut jede zehnte Fachkraft sollte sich schriftlich und mündlich sehr gut in dieser Fremdsprache ausdrücken können (11,1 %). In weiteren Stellenangeboten wünschen Unternehmen allgemein „Englischkenntnisse“ (7,4 %). 

Bei Berufen, in denen viel kommuniziert wird, ist es fast selbstverständlich, dass Beschäftigte der deutschen Sprache mächtig sind. Dennoch legen viele Arbeitgeber ausdrücklich Wert darauf, dass zukünftige Mitarbeitende Deutsch sehr gut beherrschen (37,7 %).